Cerchi un gestionale per il tuo hotel? Ecco cosa devi sapere prima di scegliere!

Per gli albergatori, la scelta di un gestionale può rappresentare davvero un’esperienza faticosa. Il gestionale è infatti il cuore pulsante dell’hotel e sostituirlo può comportare un notevole miglioramento delle performance dell’hotel, ma se acquisti quello sbagliato, ti ritroverai ad avere più problemi di quelli che dovevi affrontare con la vecchia gestione. La verità è che tutte le aziende di software si propongono come la “soluzione ideale” ed è facile non sapere cosa scegliere e perdersi nel mare di informazioni del web, quindi, prima di prendere in considerazione qualsiasi opzione occorre fare un passo indietro, iniziando dalle basi.

Cos’è un PMS?

PMS significa Property Management System, ovvero un software che facilita la gestione della tua struttura aggregando dati e informazioni provenienti dalle diverse aree dell’hotel (dal dipartimento di housekeeping a quello della gestione delle prenotazioni fino al ristorante) rendendo automatiche le operazioni di gestione come l’assegnazione delle camere, gli addebiti sul conto e tante altre ancora. Il PMS oltre a facilitare i processi gestionali dell’hotel, ha anche un ruolo strategico in quanto raccoglie i dati importanti come l’ADR, Rev Par ed altre informazioni essenziali per rimanere competitivi sul mercato ed aumentare i profitti.

Il gestionale, se perfettamente integrato con gli strumenti che gestiscono la distribuzione online indiretta (Channel Manager) e diretta (Booking Engine), insieme a sistemi di Revenue Management, può davvero trasformarsi in una macchina intelligente che non solo ottimizza e semplifica i processi, ma aumenta i profitti complessivi dell’hotel grazie ad una pianificazione strategica delle tariffe.

Il mio gestionale attuale è la soluzione giusta per la mia struttura?

Come fai a capire che tutto sta funzionando al meglio quando è proprio il gestionale a condizionare lo stato attuale e i risultati della gestione? E’ difficile fare un passo indietro ed analizzare oggettivamente la situazione. Ma alla fine, la vera domanda a cui bisogna rispondere, al di là delle funzionalità tecniche, è: “il mio PMS mi semplifica la vita?”. Di seguito alcune informazioni che, valutate per tempo, posso influenzare positivamente la scelta di un nuovo PMS.

1. Integrazione e compatibilità del PMS

Uno dei rimpianti degli albergatori dopo aver scelto un gestionale è quello di non aver controllato in anticipo se il nuovo PMS si presta ad essere integrato ai software di terzi con cui l’hotel si interfaccia. A volte l’integrazione viene resa anche possibile, ma con processi lenti e costosi. Il vostro Channel Manager collegherà in automatico le prenotazioni avvenute sulle OTA al vostro gestionale? Se ciò non avviene quali sono i vantaggi di possedere un Channel Manager se poi le prenotazioni devono essere gestite manualmente? Un’operazione che non solo fa perdere molto tempo, ma che aumenta la possibilità di errori di trascrizione e quando ciò accade si corre il rischio di overbooking o di camere invendute. E il Booking Engine, sarà compatibile oppure no? L’integrazione è uno dei fattori più importanti quando si analizza il proprio PMS o si valuta di acquistarne uno. Inizia con il fare una lista delle terze parti con cui lavori e controlla quante di queste possono o non possono essere integrate con il tuo PMS, saperlo in anticipo può davvero fare la differenza.

2. Stai acquistando davvero ciò che ti serve?

Ogni struttura ha necessità diverse ed è quindi importante scrivere una lista di compiti/azioni fondamentali per il tuo business che il nuovo PMS deve essere in grado di portare a termine. Gli elementi che contraddistinguono un buon gestionale, a parità di performance, sono la semplicità di utilizzo e l’intuitività del software. Il prezzo è sempre una variabile importante nella decisione di acquisto di un gestionale, spesso l’ampia gamma di moduli ed applicazioni fa aumentare esponenzialmente i costi, bisogna però capire esattamente cosa ti serve. Assicurati che nel preventivo siano ben descritti tutti i costi inclusi. Spesso scegliere l’opzione più economica si traduce in un risparmio inziale, ma in una perdita di efficienza e di conseguenza di ricavi nel lungo periodo. Se il nuovo gestionale è stato acquistato perché economico, ma nel tempo non soddisfa le tue necessità, molto probabilmente questa decisione di costerà molto di più di quello che avevi previsto.

3. Dati vs informazioni utili

Un gestionale raccoglie, elabora ed archivia milioni di dati. Non è la quantità di dati che fa la differenza ma è la qualità e soprattutto la fruibilità degli stessi. Le statistiche e i report preparati per te dal PMS devono essere chiari, semplici e concisi, in modo da farti prendere la decisione giusta nel minor tempo possibile e rendere sempre comprensibile lo stato attuale del tuo business. Verifica quindi che il gestionale ti fornisca sempre statistiche aggiornate e utili alla gestione strategica del tuo hotel.

4. Cosa succede dopo l’acquisto?

Un altro elemento di valore è saper di poter parlare con il centro assistenza nel momento del bisogno. Molti provider sono presenti nella fase della trattativa e vendita, poi è difficile mettersi in contatto con loro per problemi relativi all’utilizzo del software. Per questo è meglio scegliere produttori di PMS che forniscono assistenza 7 giorni su 7, per aver qualcuno a cui tu ti possa rivolgere e che risolva la tua problematica in modo tempestivo.

In breve

La scelta del gestionale è un’operazione complessa che condiziona direttamente i profitti del tuo business. È importante valutare bene le diverse opzioni, raccogliere più informazioni possibili ed essere consapevoli delle necessità della tua struttura. Richiedi demo, confrontati con altri albergatori e prenditi il tempo per riflettere, avendo ben chiara l’unica domanda che conta “il gestionale mi semplifica la vita?”.

Per aiutarti nella tua ricerca, ti offriamo una breve panoramica delle caratteristiche del nostro PMS, in relazione ai punti esposti nell’articolo così, nel caso tu voglia inserire Ericsoft nella tua ricerca, avrai già alcune informazioni utili a portata di mano:

Integrazione e compatibilità del PMS - Il nostro PMS ha già integrati sia il Booking Engine che Channel Manager, per un passaggio di dati e informazioni in tempo reale e senza errori (e overbooking) ed inoltre è compatibile con i principali provider dell’hotellerie: controllo accessi, centralino, pay TV…

Stai acquistando davvero ciò che ti serve? - Il nostro PMS è completamente modulabile e flessibile in base alle esigenze di gestione delle diverse strutture, puoi attivare solo i moduli di cui hai bisogno, senza dover acquistare il pacchetto completo.

Dati vs informazioni utili – Sul nostro portale online puoi monitorare l’andamento delle prenotazioni, revenue, ADR, room nights e pick up time. Questi dati sono comodamente consultabili da tutti i dispositivi (pc, tablet e smartphone, smart TV) per poter controllare in ogni momento, anche in viaggio o da casa, le performance dell'hotel con statistiche sempre aggiornate.

Cosa succede dopo l’acquisto? - Offriamo ai nostri clienti un’assistenza di 365 giorni l’anno, così avrai un unico interlocutore sempre al tuo fianco.

Se vuoi conoscere più da vicino i gestionali Ericsoft chiamaci al numero 0541 604894 oppure compila il form qui sotto per ricevere una demo gratuita: ti mostreremo come un PMS all-in-one può riorganizzare la gestione della tua struttura e semplificarti la vita!