Check-in online: perchè dovresti utilizzarlo nella tua struttura

Il check-in online è uno strumento molto importante per le strutture ricettive in quanto offre molteplici vantaggi sia all’ospite che all’hotel e, per sua natura, si adatta perfettamente alle nuove norme di distanziamento sociale.

Se da una parte il check-in online velocizza l’entrata dell’ospite in struttura, dall’altra, riducendo il lavoro di inserimento dati, permette al personale della reception di avere più tempo da dedicare alla cura dell’ospite.

Digitalizzando le operazioni di check-in, i dati anagrafici e le informazioni dell’ospite inserite da quest’ultimo sul form online, arrivano direttamente sul gestionale, riducendo quindi ogni contatto con la reception. La compilazione del modulo di check-in da parte dell’ospite, può avvenire in qualsiasi momento, è sufficiente uno smartphone dotato di connessione internet.

Perché si è diffuso il suo utilizzo

Questo strumento non è una novità per ericsoft. I nostri clienti sanno bene che il check-in online è disponibile sul gestionale da almeno 6 anni. Al livello di tecnologia quindi, il modulo del check-in online non è un’innovazione. Perché è così richiesto proprio adesso? Le motivazioni sono essenzialmente due:

1. È cambiata la propensione degli ospiti all’utilizzo del digitale. Il mondo online oggi fa parte della nostra vita quotidiana e anche gli hotel si sono adattati a questa evoluzione nel modo di comunicare con gli ospiti. I clienti oggi si aspettano un coinvolgimento con le aziende anche a livello digitale, e chi non è al passo con i tempi, rimane fuori. Quanti di voi hanno prenotato un hotel dopo averlo visto tra le pubblicazioni Instagram dei vostri amici o conoscenti?

2. Il periodo che stiamo attraversando ha sicuramente contribuito alla diffusione del check-in online in quanto consente di rispettare il distanziamento sociale, riducendo le interazioni tra l’ospite e il personale della reception. In un’epoca in cui la sicurezza e la prevenzione sono al primo posto, è fondamentale utilizzare la tecnologia per digitalizzare tutte quelle attività che possono essere realizzate anche in assenza di un contatto fisico.

La tecnologia viene quindi in aiuto ai gestori di hotel: da una parte accogliendo il digitale come nuovo standard di comunicazione tra la struttura e i suoi ospiti, dall’altra, per far sì che le nuove norme di sicurezza siano adottate nelle strutture ricettive.

I vantaggi del check-in online

Il check-in online non è una pratica che verrà dismessa una volta superata la pandemia, perché comporta dei vantaggi notevoli sia per l’ospite che per la struttura, vediamo insieme quali sono:

Grazie al check-in online l’ospite:

• Vive una migliore guest experience (un’attesa alla reception di oltre 5 minuti incide in modo molto negativo sull’esperienza di soggiorno)

• Velocizza l’ingresso in struttura - una volta confermati i dati inseriti online, l'ospite potrà iniziare da subito il suo soggiorno senza perdite di tempo

L’hotel invece beneficia del check-in online perché:

• L’automatizzazione delle procedure riduce il lavoro di inserimento dati da parte del personale della reception che potrà quindi dedicare più tempo alla cura degli ospiti e alla gestione delle richieste di prenotazione

• Può aumentare la spesa dell’ospite in struttura proponendo, nella comunicazione del check-in online, tutti i servizi accessori che l’ospite può acquistare (percheggio, ristorante, trattamento spa...)

Come funziona il check-in online

Direttamente sul planning del gestionale, cliccando sulla prenotazione, è possibile inviare un’email di conferma o di pre stay all’ospite, contenente un link che condurrà al form del check-in online.

Il cliente dovrà quindi inserire i propri dati anagrafici e quelli di eventuali ospiti con sé durante il soggiorno, compilando un semplice modulo online accessibile da qualsiasi dispositivo, smartphone o tablet. Questo permette di velocizzare decisamente la procedura di registrazione alla reception, dato che il personale, all’arrivo dell’ospite in struttura dovrà semplicemente verificare che i dati inseriti dal cliente siano corretti.

I dati che l’ospite deve inserire attraverso il check-in online sono dati personali e anagrafici obbligatori come nome e cognome, nazionalità e lingua, data e luogo di nascita, dati dal documento d’identità.

L’hotel può inoltre personalizzare l’aspetto del modulo di inserimento dati a suo piacimento, inserendo il logo della struttura, un’immagine rappresentativa dell’hotel e i colori del brand per uniformare l’immagine della struttura su tutte le piattaforme.