Vendita camere hotel: i tuoi preventivi funzionano davvero?

Spesso molti albergatori, ritengono che il preventivo sia solo uno strumento per comunicare il prezzo di un soggiorno. Il preventivo o se vogliamo ampliare la sua connotazione “la presentazione dell’offerta al futuro ospite” ha un impatto molto superiore rispetto alla mera presentazione del prezzo. Questo infatti rappresenta il primo momento di contatto tra la struttura e l’ospite a livello di comunicazione one to one.

Nel momento in cui viene inviata un’offerta contenente le opzioni di soggiorno, il destinatario percepisce anche la professionalità e serietà della struttura dal modo in cui vengono presentate le proposte, e ancora da come sono scritti i testi e dalla qualità delle immagini inserite. Tutto ciò contribuisce a dare forma all’immagine che il futuro ospite avrà della struttura. Detto questo, a fronte di preventivi che hanno alti standard di presentazione, come verranno percepiti i preventivi in formato word copiati e incollati allo stesso modo per ogni tipologia di ospite?

Quali sono gli aspetti più importanti di un preventivo?

Per aiutarti a comprendere l’importanza che la gestione dei preventivi ha sui tuoi risultati di vendita camere e sull'occupazione del tuo hotel, abbiamo riassunto alcuni aspetti che possono davvero fare la differenza nella presentazione dell'offerta e gestione della trattativa, per trasformare le richieste di preventivo in prenotazioni confermate.

Risposte veloci

Creare e inviare un preventivo dovrebbe essere un’operazione eseguibile in pochi click. L’inserimento delle varie tipologie di camere, la selezione delle tariffe e i trattamenti da proporre all’ospite devono poter essere aggiunti al preventivo in modo semplice e rapido. Rispondere velocemente alle richieste di preventivo significa ottenere un numero maggiore di prenotazioni, battendo sul tempo la concorrenza. Oggi il timing è tutto. Le persone non hanno la pazienza di aspettare tre secondi per il caricamento di un sito web dal cellulare, figuriamoci se vogliono aspettare un’intera giornata per conoscere le tue tariffe. Se il cliente non riceve una risposta dalla tua struttura in un tempo ragionevole, sicuramente sarà incentivato a prenotare da chi ha risposto alle sue richieste in maniera più veloce.

Ampia scelta

Alcuni sistemi per la gestione dei preventivi limitano il numero delle proposte che ogni preventivo può avere al suo interno e ciò può essere controproducente se il tuo potenziale cliente ha richieste più articolate rispetto a “voglio una camera dal al”. A differenza di altri, il nuovo sistema per la gestione dei preventivi di ericsoft, permette alla tua struttura di proporre infinite opzioni di soggiorno, anche per periodi di date diverse o per diverse tipologie di camere e trattamenti, andando a soddisfare ogni tipo di richiesta. Inoltre, con un range di date diverse, il cliente potrebbe usufruire di particolari promozioni, quindi avere più elasticità nella presentazione delle proposte è utile per proporre un più ampio ventaglio di opzioni di soggiorno.

Impatto emozionale

L’hotel dovrebbe avere gli strumenti per presentare nel migliore dei modi l’offerta al potenziale ospite. Rispetto ad un’email statica, la visualizzazione delle proposte tramite un minisito online cattura l’attenzione del cliente e dà alla tua struttura credibilità e professionalità. Un minisito non è altro che una pagina web dinamica che ogni volta si aggiorna con le specifiche richieste del cliente. L’impatto emozionale del minisito rispetto all’email tradizionale è di gran lunga superiore, la struttura può infatti inserire testi, immagini e video per presentare e raccontare l’esperienza che l’ospite vivrà al suo arrivo, trasformando le richieste in prenotazioni.

Personalizzazione

Altro fattore fondamentale quando si parla di comunicazione tra hotel e ospite è la personalizzazione. Se una coppia prenota per un weekend romantico, sicuramente avrà dei bisogni diversi rispetto a chi viaggia per lavoro. Poter personalizzare ogni preventivo con immagini e testi rivolti a quella particolare tipologia di cliente, darà a quest’ultimo la percezione che l’hotel stia parlando direttamente con lui e che sia a conoscenza delle sue esigenze. Con ericsoft ad esempio, potrai creare un template email dedicato alle famiglie evidenziando tutti i servizi disponibili per i bambini, oppure uno dedicato alle coppie in cerca di una fuga romantica, con immagini di cene a lume di candela e percorsi spa. Una volta impostati, questi template saranno richiamabili con un click in fase di creazione di preventivo e verranno compilati in automatico con le specifiche richieste di soggiorno del cliente.

Recall automatico 

Un’altra funzionalità utile nella gestione dei preventivi è la pianificazione di invii automatici di email di recall, ovvero un reminder che viene inviato quando il futuro ospite non ha ancora aperto o risposto alla tua proposta di preventivo. A tutti capita di pensare “ora rispondo a quell’email” e poi dimenticarsi di farlo tra tutti gli impegni quotidiani; non sempre quindi una non risposta ad un preventivo è sinonimo di rifiuto. Impostare l’invio automatico di un’email di recall dopo un numero di giorni da te scelto, può ricordare all’ospite smemorato la tua proposta, oppure sollecitare quello indeciso a prendere una decisione.

Dialogo diretto

Avere la possibilità di comunicare in modo diretto, accorcia la distanza tra l’ospite e la struttura. A volte dubbi che impediscono al cliente di confermare la prenotazione, possono essere chiariti nell’arco di un messaggio. Per questo disporre di una chat all’interno del minisito contenente la proposta può essere molto vantaggioso per l’hotel. Grazie alla chat, l’ospite potrà comunicare in tempo reale con la struttura e ottenere in tempi brevi tutte le informazioni che lo condurranno alla conferma della proposta.

E tu come gestisci le richieste di preventivo nella tua struttura?

Se vuoi migliorare la presentazione del tuo hotel e l’approccio alla vendita delle tue camere e servizi, compila il form sottostante: ti contatteremo per mostrarti come il nostro CRM trasforma le richieste di preventivo in prenotazioni.